Immer wieder stellt sich die Hauptfrage für Entscheider und Anwender: Müssen meine E-Mails archiviert werden und was verlangt der Gesetzgeber in punkto rechtssichere E-Mail Archivierung?

Vorab: Wir sind IT-Dienstleister und dürfen an dieser Stelle keine keine juristische Beratung durchführen! Grundsätzlich geht es aber darum, das jedes Unternehmen heute schon alle geschäftsrelevanten E-Mails und Dokumente für mindestens 10 Jahre aufheben muss.

Da es sich in der Praxis bei der täglichen Mail-Flut sicher sehr schwer erweist, jede E-Mail zu prüfen und zu entscheiden, welche archiviert werden muss und welche nicht, gibt es den Weg einer automatisierten Archivierung aller ein- und ausgehenden Mails im Hintergrund. Es gibt einige Lösungen, welche speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständische Unternehmen zugeschnitten sind.

Mit einer solchen professionellen E-Mail Archivierung können Sie alle Vorteile einfach und sicher für sich nutzbar machen. Sei es die Entlastung Ihres eingesetzten Mailservers, Performance-Gewinn Ihres Mail-Clients oder die vielfältigen Möglichkeiten der Suche in Mails und den Anhängen. Die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebig großer Datenmengen sind somit auch über viele Jahre hinweg sicher. Um Speicherplatz zu sparen, werden alle E-Mails und Anlagen komprimiert. Zudem werden E-Mails, welche an mehrere Empfänger versendet wurden, nur einmal abgespeichert.

Gesetzliche Anforderungen

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen die E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden. Dies ist aus technischer Sicht nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung möglich.

Für Unternehmen gelten in Deutschland seit dem 01.01.2015 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und verpflichten Unternehmen mehr denn je dazu, die E-Mail-Kommunikation rechtskonform zu archivieren.

Wir bieten Ihnen auch hier die Lösungen zweier erfahrenen Lösungsanbieter im KMU-Bereich an - als Installation/Hardware in Ihrem lokalen Netzwerk oder als dezentrale Cloudvariante an. Gerne unterbereiten wir Ihnen ein Archivierungskonzept für Ihre Sicherheit.